Eventlocation-Review Stiftung Mozarteum
Fragen und Antworten
Können Sie sich kurz vorstellen? Welche Position haben Sie und für welche Eventlocation sind Sie tätig?
Mein Name ist Reinhard Haring, ich bin Teamleiter der Veranstaltungsmanagement-Abteilung hier in der Stiftung Mozarteum. Die Stiftung Mozarteum ist ein gemeinnütziger Verein. Wir haben zirka in der Spitze 130 Mitarbeiter, mit allen Teilzeitangestellten und sind schon eine relativ beachtliche Größe. Wir sind zuständig, um Mozarts Erbe sozusagen zu verwalten. Zu uns gehört das "Mozarts Geburtshaus", eines der am meisten besuchten Museen in Salzburg und österreichweit. Zudem gehört das "Mozart Wohnhaus" und das Hauptgebäude mit zwei Eventlocations dazu.
Was war die größte Herausforderung vor der Nutzung von my-venue?
Wir hatten bis vor my-venue eine Software, die quasi im Haus entwickelt wurde, durch unsere IT-Abteilung in Kombination mit unserer Wissenschaftsabteilung. Die war, wie gesagt, sehr auf das Haus zugeschnitten, war auch sehr gut. Das Problem war nur, dass sie auf Windows Access basiert hat. Die Software mit allen Windows Versionen mitzuziehen, war immer so ein bisschen ein Balanceakt.
Die Kapazitäten im Haus waren dann auch nicht mehr so da, dass man das weiterentwickeln konnte. Deswegen waren wir dann über viele Jahre lang auf der Suche nach einer Software und waren nie richtig zufrieden mit den Anbietern. Die einen waren zu teuer, bei den anderen war der Funktionsumfang zu groß, die Funktionen, die wir benötigt haben, waren noch nicht vorhanden etc. Deswegen haben wir das lange auf Eis gelegt und haben uns dann doch wieder mit der alten Software "durchgewurstelt", bis dann wirklich der Punkt gekommen ist, wo wir gesagt haben: „Nein, wir müssen es jetzt nochmal aktiv angehen und nach einer Softwarelösung suchen.“
Welche Anforderungen hatten Sie an my-venue?
Wir hatten im Wesentlichen drei Grundanforderungen an die Software. Neben der Funktionalität und Usability, war es uns wichtig, dass die Software webbasiert ist, die Daten bei uns im Hause bleiben und wir einen Partner haben, der ansprechbar und erreichbar ist, wo wir nicht wochenlang auf eine Ticketantwort warten müssen. Das waren wichtige Anforderungen für uns.
Welche Veränderungen haben Sie in der Planung und Organisation Ihrer Eventlocation bemerkt, seit Sie my-venue verwenden?
Was sich für uns immens verbessert hat, war die Angebotslegung. Es war für uns ein großer Schwachpunkt in der alten Software. Das hat sich sehr verbessert und wir können Angebote fast in der Sekunde heraussenden und können diese nahezu sofort wieder anpassen. Die Kommunikation im Team hat sich ebenfalls verbessert, da jeder Mitarbeiter den Status und die Informationen des anderen leicht einsehen kann, da z.B. die Dokumentationen wie Dateien hinter jedem Projekt hinterlegt werden kann. Durch die Rechtevergabe im System ermöglicht my-venue es auch jeden Mitarbeiter diese Informationen direkt abzufragen.
Wie empfanden Sie den Umstieg auf my-venue?
Der Umstieg auf my-venue war für uns anfangs eine Herausforderung. Wir hatten Bedenken, weil die Einführung einer neuen Software bedeutet, Arbeitsweisen und Prozesse umzustellen und das gesamte Team einzubinden. Aber wir haben uns dann entschieden einfach "Ins kalte Wasser springen" und durch die Möglichkeit, mit einer Demoversion zu arbeiten, konnten wir uns gut vorbereiten. Wir entschieden uns, das System von Grund auf neu aufzubauen, anstatt alte Daten zu importieren, um ein sauberes, frisches Setup zu haben. Die Einarbeitungsphase dauerte etwa einen Monat, und jetzt sind wir nach einer weiteren Umstellungsphase voll im produktiven Betrieb.
Was würden Sie Ihren Kolleg:innen im Venue-Management sagen, die noch zögern my-venue auszuprobieren?
Ich kann nur empfehlen, probiert es einfach aus. Es gibt Demoversionen, das Team ist jederzeit ansprechbar. Es ist jung und dynamisch. Einfach ausprobieren und wenn ihr noch mit Standard Windows Excel Tabellen arbeitet, gebt dem Programm eine Chance. Es wird zu einer großen Wahrscheinlichkeit euer Leben deutlich erleichtern.
